中介停业或不再回复时，首要法律任务是查清责任主体，并保住家庭档案及待审申请的连续性。向真正保管人取得材料，核查所谓接手方的身份，必要时指定有适当权限的协调人。办公室关闭不等于公司清算、破产，也不表示出生登记已消失。档案交接、代理权限、儿童照护和金钱索赔应分别推进；新中介不会自动继承全部权利义务。
先查明中介究竟发生了什么
办公室关门、电话无人接听或群聊公告，都不足以确定公司法律状态。查清合同上的准确主体、登记号码、注册地址和现任授权代表，比较合同、发票与实际收款人，因为同一商业名称可能由不同主体使用。取得当前登记信息并保存查询日期，区分临时中断与已经登记的公司变动。员工个人解释不应自动被当作官方证明。
如果已经进入清算或其他正式程序，应识别有权行动的人及相关公告。不能假设前员工仍可代表公司承诺或释放全部资料。同时，公司仍在登记册中，也可能实际停止运营，因此登记存在并不保证紧急工作有人处理。第一步是找到法律上及操作上可靠的联系人，而不是据此推断所有未完成义务已经消失。
官方来源: 格鲁吉亚企业法
把紧急连续性与退款争议分开
列明下一个真实期限，以及目前由谁负责每项任务。登记机关答复、预约、补件通知及儿童日常照护需要不同处理。取得正式通知副本，不要只依赖中介日历。判断哪些事项可以直接向机构继续办理，哪些需要新代理人。儿童眼前福利存在风险时，应及时寻求适当当地协助，不要等待商业争议解决。
退款请求需要记录，但不能代替保存申请档案。中国使馆首次证件指引说明身份和国籍核查因个案而定，中间人失联不会自动产生保证加急的途径。合法停留和照护安排应另行核查，不要向接替机构承诺确定离境日。连续性计划应列明已知事实、待确认事项及有权采取下一步的人，并为重要步骤保留确认来源。
官方来源: 中国驻格鲁吉亚使馆：普通护照、旅行证首次颁发
识别真正保管人，不把中介当作唯一档案库
将档案分为登记文件、公证文件、诊所材料、私人协议、付款及通信记录，分别记录原始签发机构和当前持有人。中介可能只有复印件或摘要。即使其线上文件夹打不开，登记机关或医疗机构仍可能持有权威记录。在付费重建全部档案前，先确认向这些来源申请的合法途径，区分真正遗失和只是暂时无法从中介取得。
格鲁吉亚公共服务发展署公布补领身份登记证明的申请类别及他人凭公证授权办理的路线。新协调人不能仅因愿意帮忙就取得资格。其他文件各有访问规则。分别请求原件、授权副本、办理状态和缺失说明，比一句“把所有东西交出来”更有效，也有助于优先取得最急迫、最可能获取的材料。
官方来源: 格鲁吉亚公共服务发展署：补领证明
提出明确的保存及交接请求
通过可追踪渠道向已核实主体和授权联系人发函，说明合同关系、申请人身份及所需文件。要求在合法交接前保存相关原件、电子文件、附件、申请编号和送达记录。具体说明账号关闭、员工离职等风险，不要以未经证实的盗窃或诈骗指控代替事实。目标应当是保护可识别的材料和正在进行的事项。
如果关系依法属于委托，民法典第713至715条关于信息、持续保密和返还的规则可能相关，但须结合合同与事实。可要求书面目录、原件位置、第三方保管人及建议移交日期，并说明哪些文件紧急及原因。保存请求本身并不像法院命令一样具有强制力，但准确请求能为后续评估提供更清晰基础，并显示哪些具体问题仍未获得回答。
官方来源: 格鲁吉亚民法典
签约前核查所谓接手方
“另一家中介接手”可能只是转介、分包、业务出售，或真正的公司法律承继，后果并不相同。取得新主体信息，并要求书面说明其准备承担什么：原有义务、未来服务，还是仅以代理人身份收集资料？将该说明与登记中的公司变动及相关合同比较。共同员工或相似品牌不构成自动承继的证明。
不要在未阅读情况下签署被称为“简单交接”的文件。检查其中是否含有索赔豁免、新收费、数据授权及争议条款。新服务协议可能增加义务，却仍未解决旧公司的责任。记录已接受的内容和保留争议。如果新机构在说明身份前就要求全部敏感档案，应询问为什么需要如此广的范围。操作方便不能证明法律承继或无限访问权。
官方来源: 格鲁吉亚企业法
使用逐项交接清单
交接记录应列明每项文件、日期、签发人、编号、页数，以及原件或副本性质，并标注附件和语言版本。实体交付与电子传输分别记录，包括链接有效期或访问限制。不能因为收到很多文件，就认定档案完整；应与事先清单及机构尚未满足的要求逐项核对。一大包材料也可能遗漏唯一关键的申请编号。
缺失项应明确标记并指定后续责任人。接收人可以确认收到列明资料，而不同时承认中介已经完全履约或所有金钱争议已解决。收据用语应符合这个有限目的，并检查是否夹带权利放弃或事实承认。实用的完成标准是：新授权人员无需依赖前员工未记录的口头解释，也能找到当前版本、核对来源并确定下一步。
官方来源: 格鲁吉亚民法典
交接申请状态，而不只是PDF
有效交接应包括申请编号、递交日期、接收机关、最近正式答复、补件要求及已经留在机关的原件状态。询问是否预约、是否缴费，以及是否收到了未转告家庭的回复。重要事实应通过有权渠道向机构直接核实。大量证书扫描件可能看似完整，却没有定位待审事项所需的号码；更换联系人时，这些流程信息尤为重要。
中国首次护照或旅行证事项中，应区分中介已经收集的资料与真正递交使馆的资料。中介说“开始办理”，不等于官方申请已存在。变更联系信息或补件应使用正式编号及当前指示。新协调人不应只是为了控制流程就创建重复申请。亲子关系、国籍及证件颁发仍由有权机关判断，档案移交本身不会决定结果或自动缩短时限。
官方来源: 中国驻格鲁吉亚使馆：普通护照、旅行证首次颁发
停业期间仍要保护保密性
停止营业不会使家庭数据可被任意出售、公开或传播。确认谁负责存量档案及向新机构的转移，在过渡期限制访问、撤销不必要员工权限并安全保存必要证据。涉及外部处理者时，应审查其合同和法律义务，不能认为服务合同终止后，它就可以自由改变数据用途。还应避免交接包混入其他家庭的资料。
询问哪些记录须因法律或争议保存，哪些工作副本应删除，以及未来由谁受理访问请求。持续考虑儿童利益及其他人的保密权。跨境交接还需单独分析，不能只靠通用同意条款。怀疑泄露或未经授权访问时，应参阅隐私指南并及时评估事件。不要公开护照、DNA报告或病历来迫使中介回应，这可能扩大原有损害。
官方来源: 格鲁吉亚个人数据保护法
把正式清算及档案保存作为独立分支
清算已经登记时，应向有权清算人提出相应请求，并获得可靠的档案联系人。企业法包括第89条在内的公司文件保存规定，不能被理解为所有客户都可自由查看全部公司记录。患者保密、个人数据限制及具体文件性质仍然重要，应询问停业后该家庭材料的合法申请方式，以及谁有权提供。
档案保存与债权追收是两件事。存在档案，不表示公司有钱、索赔已被接受或申报期限已经遵守。如果破产、清算公告或争议程序可能影响金钱权利，应根据真实程序及日期取得意见，不要从其他指南套用通用期限。公司登记已撤销后，后续行动可能需要个案法律分析，而不能继续仅按普通客服请求处理。
官方来源: 格鲁吉亚企业法
假设案例：协调员离职，新公司提出全面免责
假设中介关闭办公室，前员工愿意提供云端文件夹，而新公司要求家庭先签全面免责才继续服务。家庭有待办证件申请，却没有可信的递交编号。应先核查旧主体状态，找到真正持有申请编号的人，并在不扩大传播的情况下保存文件；随后核实员工转交权限及新公司的角色。紧急需要不意味着可以跳过重要条款审阅。
逐项交接记录可以把收件与同意免责分开。缺失的登记或诊所文件，可由有权人员按程序向签发方申请，金钱请求另行处理。新代表先通过适当渠道核实待审状态，再采取行动。此例为假设准备方案，不是客户结果，也不保证旧机构合作、新机构承担责任或家庭最终取得退款。
官方来源: 格鲁吉亚民法典
带着明确目标和证据决定下一步
具体请求被拒绝或无人回复时，保存请求、送达证明、答复、目录及紧迫性证据。明确需要的是某份原件返还、申请状态信息、个人数据访问、证据保存，还是金钱索赔。不同目标可能需要不同法律路径。公开指控不能代替取得文件，要求机关介入也应有与问题相符的事实基础，不能把猜测作为已证实事实。
Advokato可审查主体状态、代理权限、交接文本及可用救济路线。首次联系说明机构名称、合同日期、缺失类别和真实期限即可，敏感材料应通过约定安全渠道发送。本文来源核查日期为2026年10月3日，不承诺个案结果。目标是形成有记录的连续性计划、经核对的目录及每份文件的合法接收人；登记、亲子关系、国籍、出行、入境和户籍仍由相应机关分别判断。
官方来源: 格鲁吉亚民法典
重要提示本材料仅供一般信息参考，不构成个性化法律意见。行动前请结合您的事实重新核实现行法律、官方实践、费用与期限。