马来西亚外籍人员准证提醒：离境记录、未结准证注销以及新的i-KAD寄送流程

一份通知涵盖三项行政事宜

马来西亚数字经济发展局（MDEC）在2026年10月12日的公告中，要求各公司更新外籍雇员的离境记录、办理未结的准证注销手续，并为调整后的i-KAD寄送流程做好准备。该卡片配送安排已于10月15日生效。更新离境记录的要求是对先前公告的重申，并非在10月新设的离境违法事由。

这些区分至关重要，因为雇员的实际出境、雇主的在线申请提交以及移民当局最终完成记录更新，属于不同的法律事实。若将三者混为一谈，可能导致前雇员的档案仍处于未完结状态，从而延误日后的行政办理。企业应落实跟进完成状态的专门职责，而非仅证明已发送申请。

离境清关旨在解决特定的记录问题

MDEC指出了雇佣准证（Employment Pass）已过期但缺少离境记录，或未向移民局更新或缩短准证有效期的外籍人员情况。企业被指引前往eXpats系统的“离境清关”（Exit Clearance）模块。通知警告称，未及时更新相关状态可能会影响企业未来通过该系统提交的申请。

因此，合规核查应仔细比对准证有效期、实际出行记录、任何缩短或注销决定以及系统门户中的记录。若记录存在冲突，应保留离境证据，并向主管机关咨询纠正差异的具体途径。倒签声明或单纯推定机票足以证明实际出行，均无法切实解决官方记录不符的问题。

准证注销可能不仅限于在线提交

公告指出，部分注销申请之所以处于未完成状态，是因为尚未按程序要求提交护照原件。该公告要求各公司妥善安排护照递交事宜。此举在实务上的启示是：必须确认主管部门尚未满足的要求，并获取最终办结的确认凭据；单纯的申请受理回执未必能证明准证已被正式注销。

若雇员已经离开马来西亚，或因其他行程紧急需要护照，企业与雇员应通过法定渠道寻求个案指引。该通知并未赋予雇主无限期扣留护照的普遍权利。企业应妥善记录证件保管人、提交目的以及返还原件的具体安排。

卡片寄送并不等同于新的许可决定

MDEC表示，自10月15日起，i-KAD将直接邮寄至企业，而不再于服务柜台自取，预计将在签发电子准证（ePASS）后的十个工作日内送达。通知对现有未领取的卡片另作了专门规定。上述寄送预计时效不应与许可开始生效的日期混淆，亦不构成对特定快递将于确切某日送达的绝对保证。

计划前往格鲁吉亚的雇员，应在仍可与前雇主取得联系时，获取马来西亚身份及注销办结记录的副本。格鲁吉亚的入境与居留依其《外国人法》独立裁定。终止马来西亚的雇佣关系本身并不直接确立在格鲁吉亚的工作授权，后者还必须依照格鲁吉亚《劳工移民法》进行审核。

离境档案实用清单

• 雇佣准证及电子准证（ePASS）详细信息、有效期及任何缩短有效期的决定。
• 实际离境的证明文件及更新后的eXpats系统离境记录。
• 注销申请受理回执以及确认所有法定步骤均已完成的凭证。
• 卡片寄送对接人的联络信息，以及原件退还的留痕流程。

MDEC的通知属于操作层面的合规提醒，但可能对未来的申请产生重大影响。该通知旨在推动对各项记录进行严谨核对，其本身并未创设新的移民身份，亦不会直接决定每一个被延误申请的处理结果。

法律核查日期

来源及法律核查日期：2026年10月18日。后续变化不会自动反映在本文中。规则的适用取决于个案事实。